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EINKAUF & LOGISTIK

mit den medizinischen Fachbe-

reichen. Ergänzend muss eine Be-

richts- und Gremienstruktur ent-

worfen werden, zum Beispiel die

Etablierung von berufsgruppen-

übergreifenden Produktgruppen-

teams, die sich regelmäßig treffen,

um eine standardisierte Material-

gruppenstruktur zu erarbeiten so-

wie neue Produkte und Technologi-

en kritisch zu prüfen.

Eine besondere Bedeutung

kommt der Automatisierung der

Bedarfserfassung und Eingangs-

rechnungsbearbeitung zu. Be-

darfsanforderungen sind dabei am

besten standardisiert über Online-

Formulare, Online-Kataloge oder

über Schrankversorgungssyste-

me zu erfassen. Bei einer hohen

Standardisierung können so Be-

stellungen einfach und automati-

siert generiert und direkt an den

Lieferanten über Fax-Gateway,

EDI oder Lieferantenportale über-

mittelt werden. Der Aufwand für

den Bedarfserfassungs-, Bestell-

und Genehmigungsprozess wird

deutlich reduziert. Freiwerdende

Ressourcen können gezielt für das

Prozess- und Katalogmanagement

eingesetzt werden, so dass verein-

barte Rahmenvereinbarungen ein-

gehalten und die Prozessqualität

kontinuierlich verbessert wird.

Im Rechnungsprozess werden

kreditorische Rechnungen einge-

scannt und danach elektronisch

bearbeitet. Ein elektronisches

Drei-Wege-Matching gleicht Rech-

nungen automatisch mit im Sys-

tem hinterlegten Bestellungen

ab und gibt die Rechnungen frei,

ohne dass ein zeitaufwändiges ma-

nuelles Prüfverfahren eingeleitet

werden muss, was häufig zu Skon-

toverlusten führt. Dies bedeutet

eine erhebliche Ressourcenfreiset-

zung. Als Ergebnisse zeigen sich

klare Rollen, Aufgaben und Zu-

ständigkeiten sowie effiziente und

verlässliche Beschaffungsprozesse

innerhalb eines Krankenhauses.

Optimierung der Logistik

Die Ziele dieses Themenfeldes be-

stehen in der Optimierung der La-

menfeldern handelt es sich um die

Beschaffungsprozesse sowie den

Bereich Materialwirtschaft, Logis-

tik und Verbrauchssteuerung. Zur

Steigerung der Efﬁzienz der Be-

schaffungsprozesse bedarf es einer

Steigerung des Automatisierungs-

grades, der Sicherstellung der ter-

mingerechten Abwicklung von Zah-

lungsﬂüssen und einer Steigerung

der Transparenz über sämtliche Be-

schaffungsvorgänge im Haus sowie

die Reduzierung unnötiger Vorgän-

ge und Prüfschleifen. Im zweiten

Themenfeld können Optimierun-

gen über die Vermeidung von Ver-

schwendung durch eine optimierte

Bedarfs- und Verbrauchssteuerung

sowie eine Überarbeitung des Lo-

gistikkonzeptes bewirkt werden.

Von der Industrie a/jointfilesconvert/324871/bgeschaut

Nachhaltige Optimierungen der

Einkaufsstrukturen und -prozesse

lassen sich am besten mit exter-

nen Unternehmensberatern erzie-

len. Sie vermitteln zwischen den

Berufsgruppen und helfen, in an-

deren Industrien gesammelte Er-

fahrungen auf Krankenhäuser, die

in ihrer Entwicklung Unternehmen

anderer Branchen häufig noch um

Jahre hinterherhinken, zu übertra-

gen. Effizienzsteigerungen in den

Beschaffungsprozessen sowie Pro-

zesskosteneinsparungen lassen

sich am besten mit folgendem Vor-

gehen generieren: Zunächst sollte

eine Kick-off-Veranstaltung a/jointfilesconvert/324871/bge-

halten werden, in der das Projekt-

team zusammengestellt wird. Im

Rahmen einer ersten Projektphase

werden eine Ist-Analyse der Ein-

kaufsorganisation und -prozesse

durchgeführt und Optimierungs-

maßnahmen abgeleitet.

Anschließend werden Soll-Vorga-

ben für die Ausschreibungs-, Verga-

be-, Bestell- und Freigabeprozesse

– vom Eingang einer Bedarfsan-

forderung bis zur Rechnungsbu-

chung, -freigabe und -bezahlung

– deﬁniert, in eine Einkaufsrichtli-

nie überführt und umgesetzt. Dabei

geht es auch um die Deﬁnition von

Aufgaben und Verantwortlichkei-

ten innerhalb der Einkaufsorgani-

sation sowie an den Schnittstellen

In den Logistikprozessen stecken

häuﬁg versteckte Kosten, die durch

überﬂüssige Bestände und außer-

planmäßige Entsorgungen, wenn

zum Beispiel die Haltbarkeitsda-

ten von Medikamenten abgelaufen

sind, entstehen. Aufgrund fehlen-

der oder unklarer Zuständigkeiten

existiert in den meisten Häusern

keine zuverlässige und transparen-

te Verbrauchssteuerung. Und auch

die Zahlungsﬂüsse weisen häuﬁg

noch Deﬁzite auf, die in Unterneh-

men anderer Branchen längst be-

seitigt sind. So können vereinbarte

Skonto- oder sonstige Zahlungsbe-

dingungen deswegen nicht voll

ausgeschöpft werden, da ein hoher

manueller Aufwand damit verbun-

den ist, die Konditionen in den Sys-

temen zu erfassen.

Lösungsansätze

Mit der Fokussierung auf zentrale

Themenfelder können Freiräume

für wertsteigernde Tätigkeiten und

weitere Kostenvorteile realisiert

werden. Während ein großer Teil

der Arbeitszeit von Mitarbeitern in

Einkaufsabteilungen von Kliniken

immer noch darin besteht, riesi-

ge Papierstapel mit Rechnungen

abzuarbeiten, kann über Prozess-

sowie Strukturoptimierungen Zeit

dafür gewonnen werden, Ange-

bote einzuholen und nachzuver-

handeln. Bei den zentralen The-

Dr. Nicolas Krämer

Kaufmännischer Direktor

Marienkrank enhaus Soest

Alexander Bartel

Managing Partner

Lischke Consulting GmbH

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